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山東齊魯聯(lián)合會計師事務(wù)所
審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范
第一條 為了搞好審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并使之制度化、規(guī)范化，根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定和中國會計師協(xié)會的有關(guān)要求，制定本規(guī)范。
第二條 堅持誰做審計、驗資、咨詢誰立卷的原則，建立立卷歸檔工作責(zé)任制。立卷歸檔工作應(yīng)列入審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)計劃，由審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)組指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和立卷工作，做到邊審計、驗資、咨詢、邊收集整理，評結(jié)卷成。
第三條 審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量的基本要求是完整和精煉。
“完整”的要求是：
(一)每一年度執(zhí)行項目所形成的審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)文件材料，均應(yīng)收集齊全。
(二)每一審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)項目所形成的文件材料，均應(yīng)收集齊全。
(三)每一案卷重要文件的各種稿本，均應(yīng)收集齊全。
“精煉”的要求是，在立卷過程中嚴(yán)格按文件材料保存價值決定取舍，應(yīng)做到：
(一)對審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)證明材料，應(yīng)以審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)報告所列問題的需要為標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)分經(jīng)過核實和未經(jīng)過核實、已用作依據(jù)和未用作依據(jù)，分別加以取舍；與審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)報告所列問題無關(guān)或未經(jīng)核實的材料，均不立卷。
(二)對各種審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)文書的歷次修改稿，除有重要內(nèi)容的修改稿應(yīng)立卷歸檔外，一般修改稿不必歸檔。
第四條 審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)項目確定后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)立即制訂該項目文件材料的收集整理工作計劃，做好準(zhǔn)備工作。項目小組組成后，項目負(fù)責(zé)人是該審計、驗資、咨詢項目業(yè)務(wù)檔案的第一責(zé)任人，具體工作可以指定小組某一成員擔(dān)任審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔人，在項目負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下完成檔案的立卷歸檔工作。
第五條 按照邊審計、驗資、咨詢、邊收集整理、評結(jié)卷成的要求，從確定審計、驗資、咨詢項目開始，即應(yīng)對每個審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)程序上形成的文件材料，隨時加以收集，并存放于事先準(zhǔn)備好的該審計、驗資、咨詢項目文件夾(袋)中，以備整理、選用。
第六條 凡記錄和反映審計、驗資、咨詢小組在履行審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)職能活動中直接形成的文件、電報、信函、憑證、筆錄的原件及其復(fù)制件，以及與審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)事項有關(guān)的其它文件材料，均屬審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)檔案的收集范圍。具體是：
（一）對外簽發(fā)的審計、驗資、咨詢報告書、審計、驗資、咨詢說明、審計、驗資、咨詢明細(xì)表及其它附件。
（二）審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)綜合類工作底稿
（三）審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)操作類工作底稿
第七條 不歸檔文件材料的范圍：
(一)與本項目無關(guān)的文件材料。
(二)未用作審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)報告所列問題依據(jù)的文件材料。
(三)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文電草稿和文件的一般修改稿。
(四)審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)過程中摘錄的供參閱的非取證材料和筆錄。
(五)重份文件材料。
第八條 在審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)文件材料的整理工作中，應(yīng)根據(jù)文件材料的保存價值及其相互之間的歷史聯(lián)系，并以審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)報告所列問題的需要為標(biāo)準(zhǔn)，對需要立卷的文件材料，特別是證明材料，要進(jìn)行嚴(yán)格的鑒別和挑選；對其中不必立卷歸檔但有參考價值的文件材料，可作為資料保存。
第九條 按照審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)法規(guī)、審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)取證、文書處理的有關(guān)規(guī)定，對確定立卷歸檔的文件材料，應(yīng)檢查有關(guān)程序和簽批認(rèn)定手續(xù)等是否完備，不符合要求的應(yīng)予補(bǔ)救。
第十條 以項目為單位進(jìn)行立卷。一個審計、驗資、咨詢項目的文件材料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷?？缒甓冉Y(jié)束的審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)事項，于審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)結(jié)束的年度立卷。
第十一條 按單元排列。卷內(nèi)文件的排列順序，采用單元排列法。即將需立卷歸檔的文件材料分為結(jié)論性文件、審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)綜合類工作底稿、審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)操作類工作底稿。
第一單元 結(jié)論性文件材料，
１、審計、驗資、咨詢報告對外簽發(fā)單；
２、審計、驗資、咨詢報告送達(dá)客戶簽收記錄；
３、對外報送的正式審計、驗資、咨詢報告；
４、對外報送的審計、驗資、咨詢明細(xì)表；
５、對外報送的資產(chǎn)審計、驗資、咨詢說明；
本單元單獨立為一卷，作為永久檔案保管。
第二單元 綜合類工作底稿
1、基本情況調(diào)查表
2、審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)約定書
3、審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)計劃
4、審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)總結(jié)
5、逐級復(fù)核情況
6、委托方及資產(chǎn)占有方提供的與審計、驗資、咨詢相關(guān)的綜合性資料
本單元檔案作為定期檔案保管。
第三單元 操作類工作底稿
按資產(chǎn)負(fù)債表順序依次排列歸檔。對于底稿較多的子單元可以立成多卷歸檔。
每個報表項目的底稿按照以下順序排列歸檔：
1、審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)報告書正文；
2、已審計、驗資、咨詢的會計報表及會計報表附注；
3、客戶管理部門聲明書；
4、與客戶交換意見記錄；
5、審計計劃（基本情況表）；
6、審計工作小結(jié)；
7、審計業(yè)務(wù)約定書；
8、其他相關(guān)資料。
本單元檔案作為定期檔案保管。
第十二條 對于上述檔案，應(yīng)保持齊全、完整。對于不適用的審計、驗資、咨詢項目，應(yīng)在每卷檔案卷首的卷內(nèi)目錄表中標(biāo)注清楚，。對于未執(zhí)行的審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)程序，應(yīng)在審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)程序表中標(biāo)注清楚并說明理由。
對于卷內(nèi)底稿中需要簽屬姓名、日期、名稱、意見等必須簽署事項必須簽署齊全，不允許空白或簡化。
第十三條 以卷為單位，對卷內(nèi)文件材料逐頁在有文字的材料的正面右上角(背面左上角)用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫頁號。
第十四條 卷內(nèi)文件目錄按卷內(nèi)文件材料的排列順序和內(nèi)容編寫：
第一欄，順序號：以文件材料排列先后順序逐件填寫。
第二欄，字號：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號或?qū)徲嫛?/span>驗資、咨詢業(yè)務(wù)項目底稿索引號。
第三欄，責(zé)任者：填寫對文件材料的署名者，即對文件材料負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個人。未署名的，應(yīng)判定責(zé)任者。
第四欄，題名：即文件標(biāo)題或?qū)徲?、驗資、咨詢業(yè)務(wù)事項名稱，一般應(yīng)照實抄錄，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“［］”。
第五欄，日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數(shù)字右下角加“ ”號。
第六欄，頁號：填寫文件所在起止頁號。
第十五條 案卷封面的印制與填寫：
(一)“全宗名稱”，印制或填寫立檔單位全稱或通用簡稱。
(二)“審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)案卷題名”，即審計、驗資、咨詢項目名稱，按照介詞“對”字、被審計、驗資、咨詢單位名稱、審計、驗資、咨詢事項的時間范圍和審計、驗資、咨詢事項名稱的順序填寫。
(三)“審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)時間”，填寫從審計、驗資、咨詢項目開始日至審計、驗資、咨詢報告報出日之間的起止時間。
(四)“審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人”，填寫審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人姓名。
(五)“本項目共 卷(第 卷)，填本審計、驗資、咨詢項目形成的案卷總數(shù)，本卷是其中第幾卷。
(六)“ 年 月至 年 月”，填寫本卷文件材料歸檔時間。
(七)“本卷共 件 頁”，填寫本卷文件材料的總件數(shù)和總頁數(shù)。
(八)“保管期限”，根據(jù)審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)檔案保管期限表的規(guī)定劃注。
(九)“歸檔號”，填寫文書處理號。
(十)案卷封面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4規(guī)格，250克牛皮紙。
第十六條 備考表的填寫；
(一)卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，填寫人簽名并標(biāo)注時間。
(二)立卷人：由立卷者簽名，并注明日期。
(三)檢查人：由審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)組或?qū)徲?、驗資、咨詢部門負(fù)責(zé)人簽名，并填寫檢查日期。
(四)立卷時間：填寫完成立卷的日期。
第十七條 案卷的裝訂應(yīng)注意以下事項：
(一)拆除文件上的金屬物。
(二)破損和褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
(三)文件材料裝訂部分過窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標(biāo)準(zhǔn)的十六開紙上。
(四)文件材料字跡難以辯認(rèn)的，應(yīng)附抄件并加以說明。
(五)文件材料是外文的，應(yīng)附有中譯本。
(六)卷內(nèi)文件材料，一般不超過二百頁為宜，超過的可根據(jù)文件材料內(nèi)容的階段性分卷裝訂。
(七)裝訂時文件的右邊和下邊要取齊。
(八)裝訂要牢固、整齊、美觀、不丟頁、不壓字。不損壞文件，不妨礙閱讀。
第十八條 對整理好的案卷，在正式裝訂以前，應(yīng)由審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人逐卷檢查后送檔案室，由檔案人員按照審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)工作檢查底稿的規(guī)范要求逐卷逐項檢查，形成電子版檢查底稿，并寫出檢查小結(jié)，將案卷退還該項目負(fù)責(zé)人補(bǔ)充完善，無法完善的應(yīng)由項目負(fù)責(zé)人寫出說明。補(bǔ)充完善最多兩次，仍達(dá)不到存檔規(guī)范的，檔案室拒絕接收，并將拒收情況形成材料報董事長或分管合伙人，計入當(dāng)年業(yè)績考評檔案，按照考評規(guī)范予以處罰。
檔案立卷檢查小結(jié)和整改情況形成書面文件，單獨立為審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)項目檢查整改檔案。立卷歸檔后的抽檢報告均應(yīng)形成書面文件歸入檢查檔案，作為業(yè)績考評的原始檔案。
第十九條 對立好的案卷由檔案部門按有關(guān)規(guī)定劃注保管期限。
第二十條 案卷立好并經(jīng)驗收后，應(yīng)按規(guī)定時間向機(jī)關(guān)檔案室移交。最遲不得遲于項目完成后6個月。
第二十一條 審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)文件材料立卷工作完成后，未列入卷內(nèi)但有參考價值的材料，可由經(jīng)辦單位保存?zhèn)洳?；確實不需要保存的文件材料，應(yīng)登記造冊，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。
第二十二條 審計、驗資、咨詢業(yè)務(wù)文件材料立卷工作完成后，應(yīng)同時將該項目的電子文檔整理為一個文件夾報檔案室保存。
第二十三條 其他未盡事宜，參照文書檔案管理規(guī)范執(zhí)行。
第二十四條 本規(guī)范自2008年2月25日起執(zhí)行。
山東齊魯聯(lián)合會計師事務(wù)所
2008年2月23日
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